סרט ראשון
שלום לכולם.
ברוכים הבאים לסדרת הסרטונים שלי "המדריך לאימוץ וויקי ארגוני". בכל יום במהלך 21 הימים הקרובים אעלה סרטון על נושא מסוים שיכול לעזור לארגונכם לקדם ולאמץ שימוש בוויקי. בסרטונים אדבר על נושאים כמו: שיפור יעילות של פגישות, צמצום מיילים וניהול משימות ופרויקטים. אדבר גם על שיטות לשפר שיתופיות בתוך צוותי עבודה בפרט ובארגון בכלל. אדבר על איך לגרום לאנשים בארגון להיות יותר מודעים לפעילויות הארגון ולהיות יותר מעורבים בהן. בנוסף, אדבר על הדרך הנכונה לעשות פיילוט וויקי ועל אותם אנשים ייחודיים שיכולים לעזור להטמיע את הוויקי בארגון ע"י הפצת השמועה וסחיפת אחרים בעקבותם. לבסוף, אגע בנושא החשוב של צמיחת הוויקי כחלק מתרבות ארגונית נכונה שתאפשר אימוץ והטמעה מלאים של הוויקי בארגון.
כל מה שאדבר עליו מבוסס על הסרטונים של סטיוארט מיידר, אוונגליסט וויקי מושבע, ועל ספרו wikipatterns.
מקווה שתצטרפו אליי במהלך השבועות הקרובים, בהם אנסה לפתוח לכם את הנתיב לאימוץ הוויקי ולהפיכתו לתורם משמעותי ומתמשך לארגונכם.
סרט שני
ברוכים הבאים לפרק הראשון של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום: "איך לבסס אימוץ של וויקי ארגוני?"
הדרך הנכונה ביותר להפוך את הוויקי שלך לכלי מרכזי וחשוב לשיתופיות בארגון הוא להשריש את השימוש בו. לאנשים פשוט להתחיל להשתמש בכלי בו משתמשים חבריהם לעבודה בצורה אקטיבית, כלומר על פי תפיסת ה-bottom-up. לעומת זאת, אף אחד לא אוהב שמכריחים אותו להשתמש בכלים כנגד רצונו, כפי שנהוג לפי תפיסת ה-top-down. לכן, כלים ארגוניים רבים לא מצליחים בסופו של דבר. כשמכריחים עובדים להשתמש בכלי מסוים, אפשר יהיה לראות שימוש רב בהתחלה, אך אם הכלי לא הופך את החיים לקלים, אם הוא מגביל מאוד ואם עקומת הלמידה גבוהה, ברגע שהלחץ מלמעלה יירד והבוס יפסיק להסתכל מעבר לכתף של העובד, העובד יפסיק להשתמש בכלי. הוויקי, לעומת זאת, הוא כלי שברגע שאנשים מתחילים להשתמש בו, ולהבין שהוא הופך את חייהם לקלים יותר, הופך לסיפור שמתפשט בקרב אנשים אחרים כמו אש בשדה קוצים. תהליך זה יבטיח שימוש מתמשך בוויקי ללא צורך לאכוף בכוח מדיניות ארגונית.
לכן, כשאתם מכניסים וויקי לארגון, אל תכריחו שימוש בו. תאפשרו שימוש חופשי לכולם, היפכו אותו לזמין ותנו לאנשים להבין איך הוא מתאים להם בדרך הטובה והשימושית ביותר לעבודה. אם הם ימצאו דרכים חדשות לעשות דברים, לשפר תהליכים קיימים, לעדכן נהלים וכד', קבלו את זה בראש פתוח. ייתכן שזה יהיה שינוי משמעותי וחשוב לארגון.
סרט שלישי
ברוכים הבאים לפרק השני של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום: "שימוש בוויקי לעומת שימוש במיילים".
ההבדל העיקרי, בין השימוש בוויקי לבין השימוש במיילים למטרת אינטרקציה ושיתופיות, הוא המכניקה הנדרשת לביצוע אותו אקט שיתופי. לדוגמא, נניח שאני וחברי לעבודה רוצים לכתוב יחד מסמך. נניח שהוא מתחיל לכתוב את המסמך ומסיים חלק מסוים ממנו. עכשיו הוא רוצה להעביר את המסמך אליי על מנת שאוכל להוסיף את הערותיי. לטובת כך הוא פותח הודעת דואר חדשה, מוסיף כותרת, מוסיף טקסט, מצרף את הקובץ להודעה ושולח את המייל. אני מקבל את המייל, מוריד את הקובץ (ואתם יודעים, תמיד יש חשש מסוים לפתוח קבצים מצורפים - זה יכול להיות ווירוס או תולעת). לאחר מכן פותח אותו (בהנחה שיש לו את הגרסה הנכונה של מעבד התמלילים) ומוסיף את התוכן שלי. לאחר הוספת התוכן, אני צריך לשמור את הקובץ ועל מנת להמשיך בשיתופיות אם חברי לעבודה, אני צריך לעבור את כל התהליך מההתחלה. ניתן לראות שיש כאן הרבה מכניקה שיכולה לפגוע אנושות ביצר השיתופיות שיש לאנשים. לעומת זאת עם הוויקי, ברגע שחברי יוצר דף, הסיבה היחידה שיש לו לשלוח אי-מייל היא במטרה לעדכן אותי: "היי, יצרתי את הדף הזה והזה והנה לינק אליו. אשמח אם תוסיף בו תוכן." וזה הכול. מתי זה חשוב? זה חשוב בעולם האמיתי, בו תמיד יש חוסר בזמן. נניח שעכשיו 13:55 ויש לי ישיבה ב-14:00. בתרחיש הראשון, אני פותח את תיבת הדואר שלי, ורואה שיש לי מייל עם קובץ מצורף, בו אני צריך להוסיף תוכן או להתייחס אליו. עכשיו אני צריך להוריד את הקובץ, לפתוח אותו, לבצע שינויים, לשמור אותו ולשלוח אותו אל חברי לעבודה. כנראה שהסיפור הזה לא יתאפשר ב-5 דקות... לעומת זאת, בתרחיש השני, כאשר אני משתמש בוויקי, אני פשוט לוחץ על הלינק, רואה משהו שאני רוצה לשנות, לוחץ על עריכה, משנה את מה שאני צריך, ולוחץ על "שמור". אני יכול להספיק בקלות לדיון שלי וחברי לעבודה יכול לראות באותו רגע את השינויים שלי, להמשיך להוסיף למסמך את הדברים שלו ולהמשיך איתי בשיתופיות. בתרחיש הראשון, חברי לעבודה היה צריך לחכות עד אשר תסתיים הישיבה, שאני אגיע למסמך, אפתח אותו, אעשה את השינויים ואשלח אליו. עם הוויקי, ה-5 דקות הופכות למשמעותיות הרבה יותר, אתה מספיק להגיע לישיבה והשיתופיות לא נעצרת.
סרט רביעי
ברוכים הבאים לפרק השלישי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"הוויקי שלכם הוא לא בהכרח וויקיפדיה".
וויקיפדיה היא הדוגמה המוכרת ביותר לשימוש בוויקי, והיא הדבר הראשון עליו אנשים חושבים כאשר הם שומעים את המילה וויקי. אבל, וויקפדיה היא וויקי שונה לחלוטין מהוויקי הארגוני שלכם. למה? ובכן, גם הקורא וגם הכותב בוויקיפדיה יכול להיות כל אחד. ניתן לערוך ערכים בצורה אנונימית וכל אחד יכול לגשת לאותם ערכים ולקרוא אותם. בנוסף, מכיוון שזאת אנציקלופדיה, אנשים מכניסים את דעותיהם האישיות (מן הסתם משתנות מאדם לאדם) על ערכים כאלה ואחרים. בניגוד מוחלט לזה, הוויקי הארגוני שלכם הוא ממוקד בקהילה הפנים ארגונית שלכם ונבנה מתוכה. הוויקי יכול להיות בשימושו של כלל הארגון או של צוות מסוים שעובד על פרויקט ספציפי. הדרך הנכונה לחשוב על הוויקי הארגוני הוא ע"י היחידות הארגוניות שמרכיבות אותה, אלה הם קבוצות העבודה והצוותים השונים. וכאשר קבוצה כזאת משתמשת בוויקי, השימוש בא לידי ביטוי בעיקר לצורך שיתופיות, אג'נדות לישיבות ותיעודן, ניהול מסמכים, ניהול פרויקטים, ניהול משימות ולפעמים אף בלוגים פנימיים. בעצם, שימושים אלה שונים מהותית מהוויקיפדיה, שמטרתה להוות אנציקלופדיה. נכון שניתן להשתמש בוויקי גם כאנציקלופדיה ארגונית, אך זכרו, זהו רק יישום אחד מסוים. לכן, אם אנשים בארגון שלכם קצת מודאגים מהשימוש בוויקי הארגוני כי הם חושבים שהוא כמו וויקיפדיה, הזכירו להם את ההבדל המהותי בין הדברים ואת העובדה שהוויקי הארגוני הוא שיקוף הרבה יותר טוב של הקהילה הקיימת בארגונכם.
סרט חמישי
ברוכים הבאים לפרק הרביעי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"התחילו עם פיילוט".
הצעד הראשון שנדרש לעשות אם רוצים להשריש את הוויקי הארגוני בצורה טובה הוא להריץ פיילוט. כמעט כל וויקי ארגוני משמעותי שחי ובועט, החל בתור פיילוט. פיילוט הוא חשוב מכיוון שהוא מאפשר לך להטמיע את הוויקי בסביבה מבוקרת, לעבוד עם מספר קטן של קבוצות שמייצגות את כלל אוכלוסיית הארגון, לתת להן חניכה צמודה על מנת להבטיח את הצלחתן, ולהשתמש בהצלחותיהן כמקרי בוחן במטרה להגדיל את השימוש בוויקי בארגון כולו. בנוסף, זה מאפשר לכם להבין ולפתח את תהליכי התמיכה הנדרשים מגוף ה-IT שלכם, במטרה לתמוך בגידול ההדרגתי של הוויקי. ו, מכיוון שמדובר בכלי ארגוני חדש, הפיילוט מאפשר לזהות ולתקוף נושאים שעלולים להפריע במהלך הדרך בתהליך ההטמעה. יש 2 דברים חשובים אותם עליכם לזכור בקשר לפיילוט:
אל תלכו רק על אנשים שאוהבים ומקבלים טכנולוגיות חדשות (מה שנקרא early adopters). הרי ברור שאנשים אלה יתחילו להשתמש בוויקי, הם תמיד ילכו על משהו חדש ומעניין. הבעיה היא שאז לא יהיה משקל משמעותי להצלחת הפיילוט כי כולם הרי יודעים ש"eatly adopters" אוהבים דברים חדשים. חשוב לבחור קבוצות מכל חתכי האוכלוסיה שמייצגות את כלל האוכלוסיה בארגון. אלה האנשים שהם בד"כ סקפטיים בהתחלה או אנשים שלא ממש מעוניינים וצריכים שישכנעו אותם. אם הפיילוט יצליח בקרב אנשים אלה, להצלחה יהיה משקל משמעותי הרבה יותר בקרב כלל אנשי הארגון.
הדבר השני שאתם צריכים לזכור בקשר לפיילוט הוא שאתם צריכים לטפח מקרי הצלחה בשימוש בוויקי. אם תעשו את זה, אותם האנשים שהיו חלק מקבוצות הפיילוט יהפכו לאנשי וויקי מסורים שיעודדו שימוש בוויקי בסביבתם. הם ידברו על הוויקי עם חבריהם בארגון, עם האנשים שאיתם הם עובדים ואף עם האנשים שהם אוכלים איתם ארוחת צהריים. זה ממש חשוב. זהו המפתח האמיתי לאימוץ נכון של וויקי ארגוני.
סרט שישי
ברוכים הבאים לפרק החמישי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"מפגש הקמת וויקי".
הדרך הנכונה לגרום לצוות שלך להתחיל להשתמש בוויקי, היא ע"י מפגש הקמת וויקי משותף. בניית הוויקי בהתחלה היא הזדמנות מצוינת להביא את כל הצוות לאותו החדר, באותו הזמן, במטרה לקבל חלק מההחלטות החשובות הקשורות לשימוש בוויקי. ישנם 3 דברים חשובים שאתם יכולים לעשות במהלך אותו מפגש.
בראש ובראשונה, חשוב שכל מי שיהיה באותו מפגש ידע שכל שאר האנשים שנמצאים שם איתו מתחילים מאותה נקודה. דבר זה מונע מצב, שבו מישהו חושב שמישהו אחר בצוות מנוסה יותר ממנו בשימוש בוויקי, ואז מוותר מההתחלה וחושב לעצמו - "טוב, אני אתן לאותו אחד להיות איש הוויקי, אני לא צריך לדאוג בקשר לזה ולהתעסק עם הוויקי". ובכן, וויקים קמים ונופלים על זה שכלל הקהילה משתתפת בהם. אתם לא רוצים להגיע למצב שבו רק אדם אחד יהיה משתמש וויקי פעיל וכל השאר יעבירו לו את כל המשימות הקשורות לוויקי. אתם רוצים שלכולם יהיה הרצון והמסוגלות האישית לתרום לוויקי ושכולם גם ירצו לתרום בצורה אקטיבית. לכן, מפגש משותף בו כולם יודעים שהם מתחילים ממקום אחד מחזק את תחושת השיתופיות ועוזר לגרום לכולם להתחיל להשתמש בוויקי.
הדבר השני שאותו מפגש נותן, הוא היכולת להחליט החלטות משותפות בקשר לאופן השימוש בוויקי. אם זה לניהול פרויקטים, או לניהול מסמכים, או לטובת כתיבת אג'נדות לישיבות ותיעוד אותן הישיבות, או לניהול משימות שנגזרות מאותן ישיבות וכו', החלטות אלה הן קריטיות בהקשר לשימוש בוויקי, מכיוון שאם כולם מחליטים, לפחות על השימושים הראשונים, ביחד, הסיכוי שהם גם יאמצו את הוויקי ויתחילו להשתמש בו הוא גדול יותר.
הדבר השלישי, הוא בכך שהוא מאפשר להתחיל להוסיף תוכן לוויקי כבר באותו מפגש. זה מאוד חשוב, כי ברגע שאותו מפגש הקמה מסתיים, כל אחד חוזר לענייניו האישיים, לפרויקטים שלו, לישיבות שלו וכך הלאה. אם לא התחלתם להשתמש בוויקי כבר מאותו מפגש הקמה, אנשים יגידו: "טוב, אני אתחיל להשתמש בוויקי משבוע הבא או ממחר." בפועל, הם לא מתחילים להשתמש בו אף פעם. אך אם אתם גורמים לכולם להתחיל כבר במפגש ההקמה: יוצרים מספר דפי אג'נדה לישיבות מתוכננות, יוצרים מספר דפי פרויקטים, שמים קצת תוכן באותם דפים, ואז, כולם חוזרים לענייני היום יום אחרי שהשיתופיות כבר החלה. אנשים כבר השקיעו בה מזמנם, והסיכוי שהם ימשיכו להשתמש בוויקי גבוה בהרבה, השימוש בוויקי יגדל, ויחד איתו השיתופיות.
סרט שביעי
ברוכים הבאים לפרק השישי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"קחו את הזמן".
כשאתם מתחילים להכניס וויקי למחלקה/תחום/צוות שלכם, אל תנסו להכריח אנשים לעבור לחלוטין לוויקי ולעזוב את כל שאר הדברים בהם הם עוסקים. דבר זה עלול ליצור בדיוק את התופעה ההפוכה ולגרום לאנשים לפתח תחושת "אנטי" לוויקי. "רק וויקי כל הזמן" היא לא הדרך הנכונה אם ברצוננו להטמיע את השימוש בוויקי. עדיף להתחיל מכמה שימושים ספציפיים עליהם כולם מסכימים ואז לתת לאנשים זמן להתרגל לוויקי ע"ב אותם שימושים ראשוניים. ככל שאנשים מתנסים בוויקי, מתחילים להבין איך להשתמש בו ומתרגלים אליו, הם יתחילו לחשוב בעצמם על שימושים נוספים וחדשים שעושים שכל. השימושים האלה הם השימושים שיהפכו בסופו של דבר לשימושים המובילים ולכלי העבודה היומיומיים שלהם.
סרט שמיני
ברוכים הבאים לפרק השביעי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"שדרגו את הישיבות שלכם".
ישיבות הם חלק אינטגרלי מחיי היום יום של כל ארגון מכיוון שהן מאפשרות אינטרקציה ושיתופיות בין בני אדם ברמה הגבוהה ביותר. זו הפעילות המרכזית והחשובה ביותר שבמהלכה האנשים מתכננים ומפתחים פרויקטים, מעדכנים לגבי סטטוס פרויקטים, עוברים על משימות ועוד. אבל, בארגונים רבים, השימוש בישיבות ככלי עבודה הוא שימוש מוגזם ומהווה בזבוז משאבים אדיר שפעמים רבות מתגלה כמיותר בדיעבד. אנשים נוטים לזמן ישיבות כל הזמן ועבור כל דבר קטן. בנוסף, הישיבות בדרך כלל לא מובנות ולא מתוכננות. הדבר הופך את הישיבה לפחות יעילה ואף לא אפקטיבית. בעקבות כך, נוצר לפעמים מצב שיש לכם יום רצוף פגישות ובסוף היום אתם מרגישים כאילו היה יום מבוזבז ולא השגתם הרבה באותו יום. ובכן, הוויקי יכול לעזור לכם לשפר משמעותית את המצב הזה. אם תוכלו לשפר את שיתופיות המידע בקרב משתתפי הישיבה, לגרום לישיבה להיות קצרה יותר ולמקד אותה בדברים שבאמת הישיבה נועדה להם - אינטרקציה אנושית פנים מול פנים, תוכלו להפוך את הישיבה ליעילה ואפקטיבית יותר. לכל שאר הדברים תשתמשו בוויקי - התייחסויות למסמכים, עדכון סטאטוס פרויקט וכד'. במהלך הפרקים הבאים נדבר על איך ניתן להפוך את הישיבות ליעילות ואפקטיביות יותר ע"י שימוש בוויקי: להשתמש באג'נדה לישיבה, לתעד את הישיבה, לנהל משימות ו-action items ובכלל לנהל פרויקטים, והכול בוויקי.
סרט תשיעי
ברוכים הבאים לפרק השמיני של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"אג'נדה לישיבות".
אם אתם רגילים לשלוח את האג'נדה לישיבה כקובץ מצורף באי-מייל, לא עוד. במקום לעשות את זה, הכניסו את האג'נדה לוויקי ופשוט שילחו אי-מייל לכל מי שצריך עם הלינק לאותו דף אג'נדה. הסיבה מדוע זו דרך הרבה יותר נכונה נעוצה בתהליך העברת האג'נדה לאנשים. נניח שאתם שולחים את המסמך למספר אנשים ומישהו מהאנשים האלה צריך לשנות את האג'נדה או להוסיף את הדברים שלהם אליה, הם יצטרכו לשלוח את האג'נדה בחזרה אליכם כקובץ מצורף, אותו תצטרכו להעביר לכל שאר המשתתפים (כי הרי זו הגרסה העדכנית ביותר עכשיו). משמעות הדבר היא עוד מייל מיותר ב-inbox שלכם ושל חבריכם לעבודה ועוד משימה שאתם צריכים לעשות. וזה גם לא כך יעיל - מישהו שולח לכם אג'נדה עם שינוי, אתם עושים שינוי נוסף ושולחים את המסמך המעודכן לכולם. עכשיו לכולם יש שתי גרסאות של האג'נדה ולא מן הנמנע שמישהו יגיע עם הגרסה הלא נכונה לישיבה. לעומת זאת, אם תשימו אותה על הוויקי, לכולם תהיה גישה ישירה אל האג'נדה ואם מישהו צריך לעשות שינוי, הוא פשוט נכנס, מעדכן, שומר וזהו - לכולם יש את הגרסה העדכנית ביותר. זוהי דרך הרבה יותר טובה ליצור ולגבש אג'נדות לישיבות ולנהל בכלל את הישיבות, המשימות והפרויקטים בוויקי.
סרט עשירי
ברוכים הבאים לפרק התשיעי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"תיעוד הישיבות בוויקי"
ברגע שהתחלתם לשים את האג'נדות לישיבות שלכם בוויקי, עשיתם את הצעד הראשון בניהול השיתופיות בצוות שלכם. הצעד הבא הוא תיעוד הישיבות בוויקי. על מנת לעשות זאת, פשוט תפתחו את הדף בו יצרתם את האג'נדה לישיבה ובמהלך הישיבה התחילו לכתוב בנקודות את הדברים שסוכמו בישיבה כבר על הוויקי. עדיף אפילו שבמקום שאדם אחד יהיה אחראי על התיעוד, תתנו, כבר במהלך הישיבה, לאנשים שונים לתעד על הוויקי, כל אחד בנושא שקרוב לליבו. כך תיצרו תמונה הרבה יותר מקיפה של מה שקרה בישיבה. מה שיותר חשוב הוא שהשתתפותם הפעילה בוויקי במהלך הישיבה תגרום להם להיות משתתפים פעילים יותר גם אחריה. כך יגדל הסיכוי שהם ימשיכו להשתמש בו על מנת לתעד את סטאטוס המשימות והפרויקטים שלהם. וזה חשוב כי דברים אלה יהוו בסיס לאג'נדות של הישיבות הבאות.
סרט אחת-עשרה
ברוכים הבאים לפרק העשירי של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"action item-ים או נושאים לביצוע"
אלה התוצרים החשובים ביותר של כל ישיבה כי הם מגדירים לנו את הדברים עליהם אנחנו צריכים לעבוד ולהשלים עד הישיבה הבאה. ובכן, קחו את ה-action item-ים שלכם מהישיבה והכניסו אותם לאותו דף בו שמתם את האג'נדה לישיבה יחד עם כל הנקודות המסוכמות מהישיבה. ואז, כאשר אתם או אנשי הצוות שלכם עובדים על המשימה, ודאו שאתם מעדכנים את סטטוס המשימה על הוויקי. ואז, כאשר אתם שולחים אג'נדה לישיבה הבאה, תזכירו לאנשים לבדוק את סטטוס המשימות שלהם באותו דף. ניתן לשוחח על הדברים החדשים שהתווספו לדף על הוויקי, עוד לפני קיום הישיבה בפועל. כך, בישיבה הבאה, תוכלו להתרכז ולשוחח על נושאים שבאמת דורשים פוקוס ודיון עליהם, במקום לבזבז זמן יקר רק כדי לעדכן אנשים על סטטוס המשימות.
סרט שתיים-עשרה
ברוכים הבאים לפרק האחת-עשרה של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"ניהול פרויקטים"
עכשיו, כאשר אתם מנהלים את הישיבות שלכם בוויקי, מעדכנים בו את סטאטוס המשימות ומתכוננים בעזרתו לישיבות עתידיות, הגיע הזמן לעבור גם לניהול פרויקטים על הוויקי.
לפעמים action item-ים הן פשוט משימות קטנות שעומדות בפני עצמן. בדרך כלל לא כך הדבר ולרוב הן מהוות חלק מפרויקט שמתנהל בצוות ושמכיל בתוכו הרבה משימות ותתי-משימות. כשאתם מתחילים לשים לב שיש לכם קבוצות של משימות ו-action item-ים ששייכים לאותו פרויקט, צרו דף חדש שיהווה את דף הפרויקט בו תוכלו לשים לינקים לכל הדפים השונים הרלוונטיים לפרויקט. שימו שם לינק לדפי הישיבות, לדפי המשימות ועוד הרלוונטיים לפרויקט. שימו באותו דף דברים נוספים כגון לו"זים, אבני דרך, משאבים וכל מידע ערכי שרלוונטי לפרויקט. הרעיון בכל העניין הזה שאתם רוצים ליצור סביבת עבודה מלאה לאנשים העובדים ביום יום על הפרויקט. להרחיק אותם מאימיילים, מקבצים מצורפים וכד', כל אותם הדברים שמגבילים את יכולת השיתופיות שלהם בינם לבין עצמם.
היתרון בכל הסיפור הזה הוא שברגע שזה מתחיל לקרות והוויקי מתחיל לצבור כמות יפה של תוכן פרויקטלי, הישיבות העתידיות מתחילות להיות יותר ויותר אפקטיביות כי בדפי הישיבות ניתן לשים לינקים לכל החומרים הפרויקטליים השונים, מה שנותן תמונה כוללת לכל הנושאים לישיבה בעומק הנדרש. לא עוד הסתמכות על הזכרון של האנשים בישיבה אלא גישה מלאה לכל הזכרון הרלוונטי ולכל עושר הידע הנדרש על מנת לבצע החלטות טובות ונכונות ובצורה אפקטיבית.
סרט שלוש-עשרה
ברוכים הבאים לפרק השתיים-עשרה של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"דוקומנטציה"
כשאתם קונים לפטופ או מצלמה או מוצר מסוים, אתם מקבלים איתו בד"כ מדריך משתמש כחלק מהדוקומנטציה.
אם אתם צריכים לייצר דוקומנטציה כזאת, בצורה אלקטרונית או קשיחה, הוויקי יכול להוות פלטפורמה מצוינת לייצורה. פשוט תפתחו אזור בוויקי, בדומה למה שהייתם עושים עבור ניהול הפגישות שלכם (כפי שהסברתי בקליפ הקודם שלי), והשתמשו בעמוד הבית של האזור הזה כתוכן עניינים לכל דפי הדוקומנטציה השונים, ומתוכו שימו קישורים לתוכן עצמו. מה שמייחד את הוויקי מהבחינה הזאת הוא שבמידה והדוקומנטציה נכתבת ע"י מספר אנשים (צוות או מחלקה), כל אחד יכול להיכנס לוויקי ולהוסיף שם תוכן וכל אחד יכול להיכנס לדפים, לראות את התוכן, לשנות ולעדכן במידת הצורך. ואז, ברגע שאתם מוכנים להפיץ את התוכן הזה, פשוט מייצאים את הדפים בפורמטים סטנדרטיים להדפסה (כגון XML או PDF) או פשוט להעלאה באתר האינטרנטי שלכם (בפורמט PDF). דבר נוסף שניתן לעשות, אם כבר כל התוכן נמצא בוויקי, הוא פשוט לתת לאנשים מבחוץ ללכת לוויקי, לראות את הדוקומנטציה, להשתמש בה ואף לעדכן אותה במידת הצורך. אם אתם הולכים על זה, אתם חייבים שיהיה מישהו מהצוות שלכם שיעבוד על התוכן ויעבד אותו, בהתאם לשינויים שמעלים האנשים מבחוץ, כדי לוודא שמכניסים תוכן מדויק ונכון לדוקומנטציה. חברות שעשו את זה ראו שהלקוחות של המוצרים שלהם היו נכונים לתרום תוכן, לכתוב ולעדכן את הדוקומנטציה של המוצרים בהם השתמשו.כך נוצר מצב שלכתיבת הדוקומנטציה יש קהילה גדולה, מה שגורם לכך שהתוכן יותר נכון, מדויק ומובן מאשר דוקומנטציה שנכתבה בהתחלה פעם אחת ואז הושארה במצב סטטי ללא יכולת שינוי. אז השורה התחתונה היא שחכמת ההמונים תופסת גם כשזה נוגע לדוקומנטציה והוויקי מאפשר לממש חכמה זו.
סרט ארבע-עשרה
ברוכים הבאים לפרק השלוש-עשרה של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"וויקי מול מערכת לניהול תוכן"
כשאתם מכניסים וויקי ארגוני לחברה שלכם, זה לא אומר בהכרח שצריך להחליף מייד את כל שאר הכלים. הוויקי יוכל אולי בהמשך להחליף אותם אם הוא באמת יהיה טוב יותר, אך בשלב ראשון, הוויקי חייב להשתלב יחד עם הכלים האחרים, ואולי אף להשלים אותם ולגרום להם להשתפר במה שהם עושים. כיום, בארגונים רבים אנשים מתלוננים שבמערכות ניהול תוכן רבות המשמשות את הארגון כאינטרא-נט או כאתר חיצוני לוקח יותר מידיי זמן עד שמעדכנים תוכן חדש. האם זה אומר שכדאי להחליף את מערכת ניהול התוכן בוויקי ולתת לכל אחד לעדכן מתי שהוא רוצה, מה שהוא רוצה? כנראה שלא... אך יש פיתרון טוב יותר. אפשר לשכפל באופן הלא את כל התוכן של מערכת ניהול התוכן לוויקי ולתת לאנשים לעבוד באופן חופשי איתו. ברגע שמישהו רוצה לעדכן עמוד מסוים (עליו הוא אחראי) עם תוכן חדש, הוא מעדכן את הוויקי ומודיע למנהל מערכת ניהול התוכן שיש תוכן חדש בדף והוא רוצה שהכל יעבור אליו. מנהל מערכת ניהול התוכן בודק שהדף בסדר מבחינת מבנה ותוכן ואז מעביר אותו למערכת ניהול התוכן כמו שהוא. כך נוצר מצב שצווארי הבקבוק האמיתיים בתהליך - אנשי התוכן - משתחררים. הם יכולים לשים את התוכן הרלוונטי ברגע שיש להם. כך נוצר מצב שהתוכן שקיים אצלכם בארגון הוא דינאמי ולאנשי האינטרא-נט/אתר חיצוני תמיד יש מידע עדכני ורלוונטי בוויקי ממנו הם יכולים להעביר את התכנים הכי מעודכנים לאינטרא-נט/אתר חיצוני. בצורה זו ניתן לראות את השילוביות של שהע הכלים האלה - וויקי ומערכת ניהול התוכן, כאשר הוויקי הוא המקום לעדכון ולניהול דינאמי של תוכן בעוד שמערכת ניהול התוכן משמשת לאינטרא-נט/אתר חיצוני כמקום למידע אמין ומאומת.
סרט חמש-עשרה
ברוכים הבאים לפרק הארבע-עשרה של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"אבטחת מידע בוויקי"
אנשים רבים שואלים את השאלה "האם הוויקי היא פלטפורמה מאובטחת?", "האם המידע שאני שם על הוויקי מאובטח?". התשובה היא כן. אסביר למה. כל המידע שמאוחסן על הוויקי שלכם נמצא באיזשהו datacenter שנמצא אצלכם בארגון בחדר שרתים נעול שלא להרבה אנשים יש גישה אליו. זה בטח הרבה יותר מאובטח מאשר, נניח, לפטופ. כל כמה זמן אנחנו שומעים על מישהו בצה"ל או במשרד הביטחון שמאבד לפטופ עם הרבה מידע מסווג עליו. על זה אנחנו שומעים כי זה מגיע לחדשות. מה עם מאות המקרים של איבודי לפטופ עליהם אנחנו לא שומעים? לפטופים עליהם נשמרים נתונים על מאות ואלפי לקוחות או לפטופים על קטלוגים שלמים של מוצרים וכיוב'. השורה התחתונה היא שכמויות עצומות של מידע שמאוחסנות על לפטופ הוא סיכון אבטחתי גבוה מאוד. מצד שני, כמויות עצומות של מידע שנמצאות ב-datacenter שלכם ונגישות דרך וויקי הוא מצב הרבה יותר בטוח. נכון שיש אנשים שיגידו: "אני חייב את המידע הזה מקומי על הלפטופ שלי, אני צריך לקחת אותי איתי לפגישה כזאת או אחרת" וזה בסדר. אך נכון יותר שהחלק הארי של המידע שלכם בארגון ישאר בטוח ומאובטח על השרתים שלכם בחברה. בנוסף, צריך לזכור שאם הלפטופ הולך לאיבוד או נגנב ואין עותקים נוספים של המידע שעליו, לא רק שעכשיו יש פוטנציאל של פריצת אבטחת מידע, אלא עכשיו גם כל המידע החשוב הזה הלך לאיבוד וכנראה שתצטרכו ליצור אותו מאפס. עם וויקי, מכיוון שלכל דף יש את כל היסטוריית הגרסאות שלו, שום דבר לא יכול ללכת לאיבוד. תמיד תוכל ללכת לכל גירסה ולקבל את כל המידע שאתה מחפש. לכן, זה הרבה יותר בטוח.
סרט שש-עשרה
ברוכים הבאים לפרק החמישה-עשרה של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"מפחדים לשתף?"
אחת הבעיות המרכזיות הקיימות היום בתחום שיתוף הידע הוא החשש של אנשים לשתף ידע. אותם אנשים חושבים, שלא בצדק, שברגע שהם "ישפכו" את הידע שלהם החוצה לאיזושהי מערכת, הם יהפכו ללא חשובים עבור הארגון בו הם נמצאים. וויקי פותר בעיה זו. וויקי מאפשר להבין ולהראות שככל שאדם תורם מהידע שלו לארגון, כך הוא הופך לחשוב ומוערך יותר בתוכו. למה? כי עכשיו, אחרי שאותו אדם עדכן תוכן חדש בוויקי, אנשים אחרים מתוודעים לידע וליכולות שלו ולרמת המקצועיות והמומחיות שלו. נניח שאדם הוא מומחה לתחום מסוים, אז כמובן הבוס שלו יודע שהוא מומחה אך מי עוד יודע את זה בארגון? כנראה לא רבים נוספים, מה שיכול בסופו של דבר לפגוע בו. לכומת זאת, אם אותו מומחה ישתף אחרים בידע שלו דרך הוויקי, אותם אנשים שייחשפו לידע ידעו עכשיו שזה הבנאדם אליו צריך לפנות בנושא בו הוא מתמחה, ואף יספרו לעמיתיהם על מומחיותו של אותו אדם. ואז הידיעה הזאת מתפשטת ברחבי הארגון, מה שפועל רק לטובתו של אותו מומחה. העצה שאני נותן לאותם אנשים שמפחדים לחלוק בידע היא כזאת: "קחו חלק קטן מהידע שלכם, אפילו רק 5 אחוז, שימו את הידע הזה על מספר דפים בוויקי ותראו מה קורה." ככל שהמידע הזה יהיה איכותי יותר ועשיר יותר, ככה יותר ויותר אנשים יתעניינו בו ובסוף גם יתחילו לפנות אליהם עם שאלות בנושאים בו הם מתמחים וכך יותר ויותר אנשים גם ירצו להיעזר בהם לפרויקטים שונים, מה שיעלה משמעותית את קרנם של אותם אנשים בעיני הארגון. ברגע שזה יתחיל לקרות, אותם אנשים יעברו מסלידה ומפחד מהוויקי פתאום להבנה שהם צריכים את הוויקי. למה? כי הם יצטרכו לשים יותר ויותר מהידע הבסיסי שלהם על הוויקי על מנת להקטין את נפח האי-מיילים המצטבר שלהם (בעקבות גדילת הפופולאריות שלהם), אי מיילים בהם מבקשים מהם מידע נוסף. ברגע שהם יעברו לשימוש בוויקי ויעבירו הכל לשם, נפח המיילים שלהם יקטן וזה יפנה להם יותר זמן בו יוכלו לעבוד על פרויקטים נוספים ולהתעמק יותר בדברים קיימים. בסופו של דבר, רוב הידע שלהם יהיה על הוויקי, וכל מי שירצה להגיע אליו, לא יצטרך לעבור דרך אותו מומחה, מה שיפנה לו עוד יותר זמן לעבוד על פרויקטים נוספים וחדשים ובכך מראים את הערך המשמעותי שלהם לארגון. אם מישהו מפחד לשתף ידע בהתחלה, זה בסדר, זה דבר טבעי לפחד קצת, זו תחושה טבעית לחשוב שאחרי שאתרום מהידע שלי, אהפוך לפחות חשוב לארגון. אבל המציאות היא שברגע שיתחיל לתרום מהידע שלו, יהיו להם יותר דברים לעבוד עליהם, הערך שלהם יעלה בעיני הארגון והם יוכלו להתמקד בפרויקטים חדשים שירחיבו עוד את הידע האישי שלהם.
סרט שבע-עשרה
ברוכים הבאים לפרק השישה-עשר של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום:"עד כמה פתוח או סגור צריך להיות הוויקי שלך?"
אחד הדברים שאני שומע מאנשים שחדשים לשימוש בויקי בארגון הוא סוגיית ההרשאות. הם שואלים, "אם אני שם משהו בויקי, כולם יוכלו לראות את זה, לא? אני צריך לשמור על חלק מהדברים שלי חסויים, חלק מהפרויקטים לא אמורים להיות פתוחים לצפייה לכולם. איך אני עושה את זה?"
החדשות הטובות הן, שלויקים אשר תוכננו לשימוש וסדר נוחים, יש פיצ'רים של הרשאות שמאפשרים לך להגביל את היכולת לצפות וכן לערוך דפים, ברמת דף בודד וברמת משתמש, וכן עבור מרחב שלם בויקי.
הדרך שזה עובד היא כזו: נניח שיש לכם אדם במחלקת יחסי ציבור, שצריך להכין הודעה לעיתונות. בהתחלה, אותו אדם ייצור דף חדש ויתנו הרשאות רק לעצמם לצפות ולכתוב, ייצר טיוטא של ההודעה, ואז כשהוא מוכן, הוא יזמין שניים או שלושה קולגות מהמחלקה לעזור להם לשפר ולהגות את הטיוטא. האנשים האלו יוכלו להיכנס, לקרוא את המסמך, ולערוך אותו. אז, ברגע שההודעה לעיתונות מוכנה לתפוצה רחבה ע"י מחלקת יחסי הציבור, הם ישלחו את המסמך לציבור, והם יוכלו גם להפוך את הדף בויקי לפתוח לצפייה ע"י כל אדם בארגון. כמובן, הם לא יהפכו את הדף לפתוח לעריכה ע"י כל אדם בארגון, כי אתה לא רוצה שמישהו ישנה הודעה לעיתונות, שהיא אמצעי תקשורת חד-כיווני, אבל עכשיו אתה יכול לתת לכולם לקרוא את זה, כי זה מידע ציבורי.
ככה אפשר להשתמש בויקי ומבנה ההרשאות לשמור תוכן כפרטי כשהוא צריך להיות כזה, ואז לפתוח אותו לציבור הרחב בהתאם לצורך.
נושא שני שרלוונטי להרשאות הוא שכשאתה פותח לראשונה מקום בשבילך הצוות או הקבוצה שלך, חשוב לחשוב מראש על לעשות את המקום פתוח ככל האפשר ולהגביל רק את אותם דפים שצריכים להיות פרטיים ומאובטחים. למה אני אומר את זה? אם תיצור מקום לויקי וכבר בהתחלה תשים בו את כל התוכן שלך, בלי לחשוב טוב על מה צריך להיות פרטי ומה יכול להיות פתוח לצפייה ע"י אחרים, יהיה מאוד קשה בעתיד – נניח, בעוד מספר חודשים או שנים – לומר, "וואלה, היינו צריכים לעשות את הויקי שלנו יותר פתוח, בואו ננסה לפענח איזה תוכן אפשר לפתוח לציבור ומה צריך להישמר פרטי." זה יהיה תהליך קשה, וכנראה שהוא לא יקרה. הגישה היותר טוב היא, כבר ביום הראשון של יצירת הויקי, לחשוב לכיוון של לעשות אותו פתוח ככל האפשר, ולהגביל רק את מה שצריך להיות סגור לציבור.
איך עושים את זה? כל פעם שאתה יוצר דף חדש, או מוסיף תוכן לויקי שלך, קח רגע לחשוב על זה. האם התוכן הזה צריך להיות חסוי? האם זוהי טיוטא שאנחנו עובדים עליה, או פרויקט חדש שאנחנו רק מתחילים, או האם זהו מידע ציבורי על משהו שהקבוצה שלנו עובדת עלו, שהרבה אנשים צריכים גישה אליו בכל מקרה, ואם נשים את זה בויקי נוכל להוריד את נפח האימיילים ושיחות הטלפון של אנשים שמחפשים עליו מידע.
אם המידע שלך הוא מהסוג הראשון, השתמש בהרשאות ושמור אותו פרטי. תגביל אותו לצפייה ועריכה רק ע"י האנשים בקבוצה שלך. אם המידע שלך הוא מהסוג השני, ואפשר לעשות אותו ציבורי, עשה זאת. ככה, ככל שתוסיף יותר ויותר מידע לויקי שלך שפתוח לצפייה ציבורית ע"י אחרים בארגון שלך, תוריד את הנפח של האימיילים והשיחות החוזרות ונשנות בחיפושן אחר מידע אודות הפרויקטים שאתה עובד עליהם.
אז השורה התחתונה היא: הרשאות בויקי הן חשובות מאוד. בכל ארגון יש כמובן רמות שונות של נגישות למידע, והויקי צריך לעבוד בהתאם. עם זאת , זכרו – התחילו באופן "פתוח" ככל האפשר, ותגבילו רק תוכן שצריך להיות פרטי.
סרט שמונה-עשרה
ברוכים הבאים לפרק השבעה-עשר של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום הוא: "מדיניות כתיבה בויקי".
מסמך מדיניות כתיבה הוא פשוט סט של עקרונות, או חוקי בית, להתנהגות נאותה בויקי, ובמיוחד חשוב ליצור אחד כזה אם אתה מתכוון להזמין את הציבור הרחב לתרום בחלקים של הויקי שלך. דוגמא טובה של זה הוא הויקי של עולם הפיתוח של סוני-אריקסון. מדובר באתר שחברת סוני-אריקסון מתחזקת ומאפשרת גישה אליו למפתחים אשר כותבים יישומי צד-שלישי עבור המכשירים הסלולאריים שלהם. בדף הבית של הויקי, סוני-אריקסון מציגה חמישה כללים שאנשים צריכים לנהוג לפיהם כאשר הם תורמים לויקי.
חוק מספר אחד הוא התייחסות מכובדת לאחרים. חשוב שאנשים שתורמים לויקי ישמרו על גישה ניטרלית ביחסם לתוכן עובדתי, ויוואדו שכאשר הם כן מביעים דעות מנוגדות, הם לא עושים זאת בדרך שמתחילה ויכוח עם אנשים אחרים, או דרך שמבטלת את דעתו של מישהו אחר.
חוק שני: קח אחריות. מה שהם מעודדים אנשים לעשות זה לקחת יוזמה ולנהוג ברוח טובה עם השינויים שלהם, התרומות שלהם והעריכות שלהם בויקי, כך שהם מגרים פעילות נוספת בויקי, אבל הם גם מוודאים שהתוכן מתפתח וגדל בצורה פרודוקטיבית.
החוק השלישי הוא לא לסטות מהנושא. כאן, הם מבקשים מאנשים לא רק להישאר מפוקסים על נושא מסוים שעמוד עוסק בו, ואולי ליצור דף חדש אם שיחה או נושא מתחיל לסטות, אלא גם שאנשים צריכים לוודא להישמר מתגובות שמוציאות שם רע, מעליבות, גזעניות או פוגעניות, אחרת התגובות תמחקנה והם יסולקו מהאתר. וזה חוק טוב שיש – זה חשוב למתוח קו ולמור "אם אתה חוצה את הקו הזה, תסולק מהקהילה." ככה אתה מגן על האנשים שכן באו לתרום באופן פרודוקטיבי. בנושא, ככה אתה מודיע לאנשים שהיו באים ועושים ונדליזציה בויקי שזה לא יתקבל.
החוק הרביעי הוא להשתמש בהיגיון בריא. כאן הם אומרים: אל תיקח מידע שאתה מוצא בויקי כעמדה סופית או רשמית של סוני-אריקסון לגבי משהו. זה פשוט הגנה טובה בשבילם ובשביל המשתמשים שלהם. ככה, אם מישהו כן לוקח משהו, בכוונה או בשוגג, ואומרים שזוהי עמדה רשמית של סוני-אריקסון, החברה יכולה לומר "יש לנו פה הודעה שאומרת שזה לא". זה גם מגן על משתמשים רגילים מלהניח בטעות שמשהו הוא עמדה רשמית של החברה, כשהוא לא. החוק החמישי הוא: השתמשו באנגלית. כאן הם רק אומרים שאנגלית היא השפה הרשמית שהם ייעדו לויקי. זה לא נועד להביע משהו רע כלפי אף שפה אחרת, זה רק שבשביל שהויקי יהיה יעיל ככל האפשר, צריכה להיות אחידות בשפה, כדי שאנשים ידעו לתרום לאסוף מידע בשפה אחת, וכאן הם בחרו באנגלית כשפה הזו. כמובן, כל אחד יכול לבוא ולהשתמש בשירותי תרגום כמו שירותי התרגום של גוגל כדי לתרגם את התוכן של העמוד לשפה אחרת, אבל על-ידי כך שיש להם שפה רשמית אחת, זה מבטיח אחידות לאורך כל האתר.
דבר נוסף שהם מזכירים לאנשים הוא לשמור על נקודת מבט אובייקטיבית, וזה טוב. אחד הדברים שאנחנו רואים בויקיפדיה שלפעמים מדאיג אנשים לגבי ויקי ארגוני, הוא שלפעמים דעות נוטות להיות מוצגות באופן מאוחד חזק, ואנשים נוטים לקחת צדדים מאוד מהר בערכים של ויקיפדיה. מה שסוני-אריקסון אומרים פה הוא שהויקי הזה נועד להיות מאגר של מידע עובדתי ומקום לשיתוף פעולה סביב נושאים עובדתיים בנוגע למוצרים ולתוכנה שלהם, ושהמקום של דעות יכול להיות איזור התגובות של עמוד, אבל לא בעמוד ויקי עצמו.
אז השורה התחתונה היא שמסמך מדיניות כתיבה בויקי הוא דרך טובה להציב את החוקים עבור ויקי, במיוחד ויקי ציבורי, וכך להודיע לאנשים מה מותר ומה אסור. בסופו של דבר, זה יבטיח הצליח לקהילת הויקי שלך.
סרט תשע-עשרה
ברוכים הבאים לפרק השמונה-עשר של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום הוא: "איתנות בהטמעת הויקי".
ברגע שאתם מתחילים להשתמש בויקי בקבוצה או בצוות שלכם, אתם חייבים להיות איתנים ולהקפיד שאנשים כן משתמשים בויקי, ולא חוזרים לשיטות העבודה הישנות. לדוגמא, אם עשיתם את המעבר לשימוש בויקי, מלשלוח כדבוקה באימייל את מסמך הוורד של האג'נדה של הפגישה הקרובה, ללשים את האג'נדה בעמוד ויקי ורק לשלוח את הלינק, אתם עשויים להיתקל בסיטואציה שמישהו בקבוצה משיב ואומר "אוי, אתם לא יכולים פשוט לשלוח לי את המסמך? אין לי זמן ללמוד איך להשתמש בויקי, אני רק רוצה לעשות את זה בדרך שאני רגיל".
במקום פשוט לתת לאותו אדם את מה שהוא רוצה – את מסמך הוורד, באימייל חזרה – יותר טוב להשיב ולהסביר, או אפילו להשקיע כמה דקות בשיחה בע"פ עם אותו אדם, למה יותר טוב ויותר יעיל להשקיע כמה דקות בלהתרגל לויקי, ואז להשתמש בו באופן קבוע. בשביל שהויקי יצליח, חשוב שכולם בקבוצה מבינים איך להגיע לויקי, למה משתמשים בו, ושהם יכולים גם לקבל וגם לתרום מידע אליו. ואתם צריכים שכולם יהיו בויקי כדי להבטיח את ההצלחה של הויקי – אם חצי מהאנשים משתמשים בויקי וחצי עדיין משתמשים בשיטות ישנות של לצרף דבוקות לאימייל, הידע של הקבוצה יהיה מפוצל בין מקומות שונים, וזה לא טוב. הערך של הויקי הוא בכך שכל האנשים בקבוצה עובדים באותו מרחב ויש להם גישה לאותו מאגר מידע ויכולים לתרום לאותו מאגר ולעבודה בשיתוף פעולה אחד עם השני. אתה לא רוצה שהידע יפוצל. אז אם מישהו מתנגד בתחילה, תשקיעו בו קצת זמן, ותעזרו לו להתרגל לויקי ולראות את הערך המוסף של הויקי. זה יהיה טוב גם בשבילם וגם בשביל הקבוצה כולה בטווח הארוך.
סרט עשרים
ברוכים הבאים לפרק התשעה-עשר של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום הוא: "תמריצים והכרה על שימוש בויקי".
כשאתם מגדילים את השימוש בויקי בארגון שלכם, חשוב לא רק לחשוב על איך משיגים עוד משתמשים, איך מגדילים מרחבים, ואיך מתמודדים עם עלייה בכמויות שימוש בארגון, אלא חשוב גם לחשוב על איך מתגמלים אנשים עבור התרומות שלהם. יש כמה דרכים שאפשר לעשות את זה.
דרך אחת היא לתת להם כרטיס ברכה, או בקבוק יין. אלו מתנות טובות, ואנשים מעריכים אותן. עוד משהו שאפשר לעשות, הוא לשקול הכרה של הנהגה בכירה של האנשים שעשו דברים טובים בויקי, במקום כמו מפגש של כל החברה, או בשיחת וידיאו של כל החברה. יש סוג של גאווה שזה מביא למישהו שעובד "בשטח" עם ויקי, כשסמנכ"ל, או ראש המחלקה, או אפילו ה-CEO לומד על ההצלחה שלהם ומזכיר אותה. וזה יכול לעבוד היטב לטובת השגת איזון בין צמיחת הויקי "מלמטה" לבין תחושת הנוחות של אנשים לגבי ההשקעה שלהם בטוווח הארוך בויקי, כיוון שהם יודעים שהמנהלים הבכירים מודעים ומברכים את ההצלחה של הויקי ומעודדים את המשך צמחיתה.
דרך שלישית וכנראה הכי חשובה והכי תלוית-תרבות של להכיר באנשים, היא על-ידי בניית הכרה בשימוש בויקי לתוך הערכות עובדים. זוהי שיטה יותר מורכבת כי היא דורשת שינוי תרבותי, וזה שונה מאוד עבור ארגונים מסוימים, שם לרוב עובדים מוערכים לפי כמה מוצרים הם וכרים, לכמה פניות הם עונים, או כמה מסמכים הם מייצרים, תלוי בעבודתם. להכיר ולהמריץ שיתוף פעולה זו דרך חדשה של להסתכל על אנשים כעובדי מידע, וזוהי דרך חדשה של לראות את תרומתם לחברה, אבל זוהי נקודה חשובה במיוחד, כי תרומת הידע הזה, בסופו של דבר, קריטית להצלחת הארגון בטווח הארוך.
אחת הבעיות שלארגונים יש מזה זמן רב הוא, שכאשר עובד טוב עוזב, הוא לוקח את הידע שלו איתו. וסוג כזה של ידע לוקח זמן לעובד חדש להבין ולבנות; אם תופסים את הידע הנזיל הזה בויקי זה מייעל מאוד את הארגון שלך, לא רק כשעובדים עוזבים ועובדים חדשים מגיעים, אלא גם אם עובדים מחליפים תפקידים, או אם יש שינוי ארגוני, או אם יש מחלקה חדשה או פרויקט חדש – קריטי שתהליכי ונהלי העבודה יהיו מתועדים. ולעודד עובדים לעשות זאת באופן קבוע מתחיל עם זה שאומרים להם שזה חלק מהציפיות מהתפקיד שלהם ושהם יתוגמלו עבור זה. אז תבנו את זה לתוך הגדרות תפקיד; תבנו את זה לתוך הערכות עובדים, ותתגמלו את העובדים שלכם עבור זה. זוהי תרומה חשובה מאוד.
סרט עשרים ואחת
ברוכים הבאים לפרק העשרים של המדריך לאימוץ וויקי ארגוני.
הנושא של היום: "תערוכת שימוש בויקי".
אתם זוכרים איך פעם, בבי"ס, פעם בשנה הייתה תערוכת פרויקטים, שבה עשיתם פרוייקט ממש מגניב, וכולם התאספו והראו את הפרויקטים אחד לשני? אז אתם יודעים מה – אפשר לעשות את אותו הדבר עם ויקי.
תאספו את כל האנשים בארגון שעובדים עם ויקים, ותגרמו להם לשתף פעולה בתערוכה או יום עיון. אירוע שיימשך יום שלם שבמהלכו אנשים ייפגשו ויתנו, נניח, הרצאות של כמה דקות, פוסטרים, והדגמות קצרות של הויקים שלהם. זוהי דרך מצוינת עבור אנשים, ולא משנה במה הם עובדים ביום-יום, להיפגש ולשתף אחד עם השני איך הם עובדים.
זו דרך מצוינת לשפר את היעילות של הארגון – אם אנשים שעובדים במחלקות, אגפים ופרויקטים שונים נפגשים, והם לומדים איך אחרים עובדים עם ויקים, הם ישתפו את שיטות העבודה שלהם עם ויקי, הם יחזרו עם רעיונות חדשוים, והם גם יחזרו משם עם השראה מכך שהם ראו עד כמה נפוץ השימוש בויקי בארגון. זה יעזור להם להפיץ את הבשורה ולהמשיך להגדיל את השימוש בויקי.
|
|
