Wit-:וויקי - ריכוזיות המודל האנציקלופדי

לעבודה עם מערכת וויקי מספר מאפיינים מרכזים אשר מייחדים אותה כמערכת ניהול ידע ומשפיעים על חווית ואיכות השימוש בה, הן ברמת הפרט והן ברמת הארגון. אחד המאפיינים החשובים הוא המודל האנציקלופדי של הערכים - אשר מייצר ריכוזיות.

אחת הסוגיות המרכזיות עימם מתמודדים האחראים על מערכי מידע בארגונים היא סוגיית אמינות המידע - או בעברית, איך לדאוג לכך ש"מה שאני קורא פה נכון". בעסקים, 'נכון' מתרגם ל-'נכון, מדויק, עדכני, כולל את כל מה שנחוץ לדעת, ולא יותר" - קצת דומה ל-The truth, the whole truth, and nothing but the truth, כמו שנשבעים בבתי משפט בארה"ב. אז שיעזור לנו אלוהים, איך עושים את זה? הצעד הראשון להצגת התכלית ("האמת"), את כולה וכלום מלבדה, הוא לרכז את כל התוכן שלך במקום אחד, על-ידי שימוש במודל הריכוזי של ערכים שעליו מושתת וויקי.

וויקי נותן לארגן במהירות ובקלות את הידע המשותף של כולם, בצורה שמבטיחה שכל נושא - מהכי גדול ועד הכי קטן - יכוסה על-ידי ערך שיכיל את הידע המדויק ביותר בארגון על אותו נושא, את כל המידע שיש בארגון, ולא יכיל שום דבר מעבר לו.

ריכוזיות = נושא אחד במקום אחד בלבד (The Truth)

כל נושא בוויקי מסוקר, כאמור, על-ידי ערך אנציקלופדי - למשל, הערך על "תקציב 2008″ יופיע בערך בשם… "תקציב 2008″. כן הערך על "נהלי אבטחת מידע" יופיע תחת ערך "נהלי אבטחת מידע", וכיוצא בזאת גם עבור ערכי "סמנכ"ל שירות לקוחות" ו"תהליך הכשרת עובד חדש במחלקת יחסי ציבור".

למה הריכוזיות הזו קריטית? כי כך יודעים שכל הידע בנושא מסוים מרוכז במקום אחד, ובכך נמנעים כפילות ופיצול של הידע - גם כלפי פנים (בתוך הארגון) וגם כלפי חוץ (מול הלקוחות).

כאשר עובד מעוניין לבדוק נושא מסוים, כל שעליו לעשות בוויקי הארגוני שלו הוא להקליד את שם הערך שהוא מחפש, וכמו באנציקלופדיה, הוא ימצא מיד את הערך שחיפש. אם אינו יודע את התחביר המדויק של שם הערך (או אם לא מצא את הערך שחיפש), יקבל אוטומטית רשימה של כלל הערכים בתוך הוויקי ששמם מכיל את המילים שהקליד בכותרת (למשל "נהלי", "אבטחת", ו-"מידע": הערך "נהלי אבטחת מידע במחלקת יחסי ציבור" ו-"נהלי אבטחת מידע במחלקת קשרי חוץ"). אם גם זה לא מספיק לו, יוכל לעיין ברשימה של כלל הערכים שמכילים בתוכן שלהם את המילים האלו. חיפוש "אנציקלופדי" זה נוח, מהיר ומדויק עשרות מונים על פני החיפוש המסורתי ב"תיקיות קבצים" ארכאיות.

כך, יוכל למצוא את הערך הרלוונטי, ולדעת שהגיע למוקד המידע היחיד בחברה שמכיל את הידע בנושא הזה.

ריכוזיות - מקום אחד = החומר הכי עדכני (The Whole Truth)

כאמור, בהשתמשו במודל אנציקלופדי של וויקי, המשתמש (בין אם הינו עובד החברה או לקוח חיצוני) יודע שהגיע ל"מקום הנכון". אם הוא עובד - הוא יודע שזה המקום היחיד בחברה שבו יש לכתוב על הנושא הזה (כמובן, לא מספיקה טכנולוגיית הוויקי ויש להנחיל לעובדים את מסורת העבודה המשותפת, אבל זו סוגייה נפרדת). כאשר בא יעקב להוסיף "נוהל אבטחת מידע" חדש, הוא לא (רק) ישלח מייל לכל החברה ויוסיף פריט מידע חדש נוסף באתר, שיאבד בין אלפי פריטי המידע; הוא יילך לוויקי הארגוני, יפתח את הערך "נהלי אבטחת מידע", ויוסיף לו את הנוהל החדש. כך יעקב יודע שהוא הוסיף את הנוהל שלו לרשימת הנהלים המשותפת של כל החברה. כל אדם בהווה ובעתיד שיחפש בוויקי הארגוני "נהלי אבטחת מידע" יגיע לערך בוויקי, ושם יראה גם את מה שיעקב הוסיף. זה כולל אנשים שמעולם לא כותבו עליו (למשל עובדים מחברות אחרות או לקוחות)!

ברגע שהמשתמש, בין אם מתוך החברה או מחוצה לה, הגיע למחוז חפצו בחיפוש אחר מידע, הוא יודע שהגיע אליו, ויודע שכל המידע שהוא צריך באותו נושא יהיה שם. זאת, בניגוד למצב שבו מצא מסמך - למשל, תזכיר פנימי בנושא מלפני חודשיים. האם זה המסמך האחרון בנושא? עם קבצים (כמו מסמכים, מיילים, תזכירים, והודעות אחרות) אין לדעת. האם מאז הפצת הקובץ/מסמך הופץ מסמך נוסף? האם לפניו הופצו מסמכים אחרים? איך הם מסתדרים? ריבוי הישויות, הכפילות והפיצול, יוצרים מצב שהמשתמש לא יודע מה התמונה המלאה והאם הוא רואה אותה. בערך וויקי - כיוון שהמשתמש (עובד או לקוח) יודע שהוא הגיע למקום היחיד לריכוז הידע בנושא, הוא יודע שגם כל מי שעובד על הנושא מגיע לשם (בכל פעם שהם רוצים להוסיף משהו על הנושא) - ולכן הוא יודע שלפניו נמצא כל הידע.

ריכוזיות = תיקון טעויות והחוכמה המצטברת (And Nothing But the Truth)

כאמור, כאשר המשתמש קורא דף בנושא שמעניין אותו באותו הרגע - ערך וויקי על הנושא, למעשה - אותו עובד (או לקוח) יודע שהוא קורא את כל הידע שיש לחברה להציע באותו נושא. וחשוב מכך - הארגון יודע שהלקוח/עובד קורא את כל הידע שיש להם להציע באותו נושא.

כאן באה לידי ביטוי תכונה מרכזית אחרת של הוויקי - היכולת של כלל המשתמשים לבצע עריכה לתוכן של הערך. מאפיין ה"ערך האנציקלופדי" גורם לכך שכל העובדים על נושא מסוים - נהלי אבטחת מידע בחברה, נניח - עובדים על אותה ישות מידע, אותו ערך וויקי. אין העתקים נפרדים, אין גרסאות של עובדים שונים, וכולם עובדים על אותו הנוסח. כך, כולם רואים את כל מה שכולם כותבים על הנושא - וכולם יכולים לתקן טעויות - תוכניות, טכניות, וכל טעות אחרת, קטנה עד גדולה. התוכן, כיוון שמרוכז כולו למקום אחד, בעצם עובר עריכה משותפת על-ידי כלל העוסקים במלאכה, אשר דואגים להוריד את מה שמיותר (ובמקרה הצורך, את מה שמ[ו]טעה) ולהקפיד להוסיף את מה שצריך. במקום ה"המסמך של יוסי על נהלי אבטחת מידע" ו"המצגת של רינה: נהלי אבטחת מידע בחברה שלי", יש ערך וויקי אחד - שמייצג את הידע המשותף של כלל העובדים בחברה.