Wit-:מערכות מורכבות וניהול ידע
מתוך Wit
מערכות מורכבות וניהול ידע
מאמר זה נרשם בהשראת Dave Snowden
תוכן עניינים |
הקדמה
הרצאה זו עוסקת בקשר בין מערכות מורכבות לניהול ידע. המסורת מכירה שני סוגי מערכות: מערכות מסודרות ומערכות כאוטיות. במאה ה-20 התגלה סוג חדש של מערכת המתואר כ"מערכת מורכבת מסתגלת". ניתן להקטין את הסיכון ולשפר את היעילות בצורה משמעותית בפרויקטים לניהול ידע אם מתייחסים לארגון כמערכת מורכבת מסתגלת. הגישה המורכבת קריטית לאיתור מגמות חיוביות ועידוד חדשנות.
- ניתן לצפות בהרצאה ולקרוא עליה ב-http://wit.co.il/wiki/index.php/Wit-:Cas
מחקר
הגדרות
- מערכת: קבוצה של גורמים בעלת תכונות שונות מהגורמים הנפרדים
- גורם: כל דבר שמשפיע או מושפע מהמערכת
המסורת מכירה שני סוגי מערכות
מערכת מסודרת
- לכל התנהגות יש תוצאה ידועה מראש
- ניתן לחזות את העתיד
- ניתן לשנות התנהגויות בשביל להשפיע על העתיד
- המערכת מגבילה את התנהגות הגורמים בשביל לאפשר יכולת חיזוי
מערכת כאוטית
- הגורמים במערכת הם בלתי מוגבלים
- הגורמים הם רבים ומפוזרים בצורה טבעית
- ניתן לחזות את העתיד באמצעות סטטיסטיקה והסתברות
- ניתן לשנות את העתיד ע"י הוספה או הסרה של גורמים
מערכת מורכבת מסתגלת
- במאה ה-20 התגלה סוג חדש של מערכת: מערכת מורכבת מסתגלת
- המערכת מגבילה את התנהגות הגרומים במידה חלקית
- הגורמים משפיעים על הגבלות המערכת באמצעות אינטראקציה (או לחצים) וכך היא מסתגלת לשינויים
- הגורמים והמערכת עוברים אבולוציה משותפת
- דוגמה:
- ציפורים שעפות בצורת V עפות 70% יותר רחוק
- הן לא יודעות שהן אמורות לעוף בצורת V
- הן עוקבות אחרי שלושה חוקים פשוטים שיוצרים מערכת מורכבת וחכמה:
- עופי הכי קרוב לציפור הקרובה אלייך בלי לפגוע בה
- עופי ככה שהיא לא תחסום לך את שדה הראיה
- תמצאי את הנקודה שהכי קל לך לעוף בה
מאפיינים של מערכת מורכבת מסתגלת
- המערכת רגישה לשינויים
- שינויים קטנים יכולים לגרום לשינויים גדולים
- קשר של סיבה ותוצאה בעבר לא בהכרח מתרחש שוב בעתיד
- לא ניתן לחזות את העתיד
- בגלל אבולוציה משותפת לא ניתן לחזור אחורה ולהתחיל מחדש
- השלם הוא לא סכום חלקיו, הוא יכול להיות יותר או פחות
- אין היררכיה מסודרת ואין קטגוריות נפרדות
ארגון כמערכת מסודרת
- הגורמים מוגבלים מדי ולא יכולים לחדש או לאלתר
- המערכת לא יכולה להתמודד עם שינויים גדולים
- מערכת יעילה מדי מאבדת את היכולת שלה להתפתח ולהשתנות
ארגון כמערכת כאוטית
- חוסר שליטה על תוצאות הארגון והצלחתו
מסקנה
- אנחנו לא יכולים לבנות תוכניות חומש מפורטות
- לא ניתן לתכנן מערכת מורכבת עם מטרות, יעדים, מדדים, אבני דרך וביקורות איכות
- יש לקבוע מטרות על בלתי מפורטות
- יש לקבוע מס' מצומצם של חוקים גמישים
- לחזק גורמים מוצלחים ולדכא גורמים נכשלים
- ניתן לארגן מערכות מסודרות, מערכות מורכבות צריכות לעבור אבולוציה
- מה שחשוב במערכת זה היכולת שלה להסתגל ולא היעילות שלה
- עדיף להתייחס לארגון כמערכת מורכבת
מערכת ניהול ידע בסביבה מורכבת
- כשמישהו יוצר פריט ידע, צריכים להיות לו כמה שפחות הגבלות וחוקים
- כשיוצרים פריט ידע, לא חייבים לקטלג אותו לתוך קטגוריה
- כל פריט ידע יכול לצוף במערכת בלי להיות ממוקם במקום ספציפי
- כשיוצרים פריט ידע, אסור להגביל את מבנהו ותוכנו עם שדות חובה
- המערכת צריכה לשגשג בבלאגן ואי-סדר
- אין צורך בהיררכיה קשיחה מוגדרת מראש
- אין צורך בתת סביבות ידע סגורות
- אין צורך במערכת הרשאות מגבילה שמונעת גישה לידע
- אין צורך בניהול תהליכים שמגביל את פעילות העובדים
הרצאה
http://www.youtube.com/watch?v=I6s5-dEVFnI
הגדרה
שקף: נמלים ונמלה
- מערכת: קבוצה של גורמים בעלת תכונות שונות מהגורמים הנפרדים
- גורם: כל דבר שמשפיע או מושפע מהמערכת
מערכת מסודרת
- התנהגות הגורמים מוגדרת ומוגבלת
- תוצאות המערכת צפויות מראש
- שינוי התנהגות משנה תוצאות
מערכת כאוטית
- הגורמים בלתי מוגבלים ומפוזרים בצורה טבעית
- תוצאות המערכת ניתנות לחיזוי סטטיסטי
- שינוי הגורמים משנה תוצאות
מערכת מורכבת מסתגלת
שקף: ציפורים ב-V
- הגורמים מוגבלים ע"י מס' מצומצם של חוקים
- תוצאות המערכת לא ניתנות לחיזוי
- כל גורם מגיב לשינויים עצמאית
מערכת מורכבת מאפשרת חדשנות
- המערכת לא מגבילה רעיונות חדשים
- רעיונות מוצלחים משגשגים באופן טבעי
- המערכת והגורמים מתפתחים יחד
מאפיינים נדרשים ממערכת ניהול ידע מורכבת
- פתיחות מקסימלית: אי הגבלות עריכה, הרשאות, מבנה והיררכיה
- כל הידע זמין מנקודת מגע אחת
- לא ניתן למחוק ידע שנוצר
- ניתן לקבל התראות על שינויים
איך וויקי עונה על הדרישות
שאלות ותשובות
שאלות מאת רון דביר
הגדרה
שאלה: עודד, אתה מדבר על מערכות מורכבות – בבקשה תגדיר מהי מערכת מורכבת, וגם תן 2-3 דוגמאות למערכות כאלה.
- תשובה: מערכת מורכבת היא מערכת בה כל אחד מהגורמים הוא חופשי, מלבד מס' מצומצם של חוקים גמישים אשר נמצאים במערכת, המורכבות וההסתגלות שלה מתבטאות בחיזוק מגמות מוצלחות ודיכוי מגמות מזיקות.
עקרונות
שאלה: מהם העקרונות על פיהם מתנהלות מערכות מרוכבות. אין צורך בכל העקרונות, אלא כמה מהם.
- תשובה: ראה מאפיינים
השפעה על מנהלים
שאלה: כיצד עקרונות אלה משפיעים על האופן בו כדאי למנהלים לנהל (או להתנהל בתוך) מערכת מורכבת.
- תשובה: למנהלים כדאי להתחיל פרויקטים (במיוחד פרויקטים של ניהול ידע) מבלי לבזבז משאבים על תכנון. צריך להשיק את הפרויקט מוקדם עם מינימום חוקים ולהתחיל לצפות במתרחש. לזהות מגמות חיוביות ולחזק אותן.
ניהול ידע קלאסי
שאלה: אני מבין שאתה טוען כנגד ניהול הידע ה"קלאסי", כי הוא מתאים לעולם לינארי ולא למערכות מורכבות. מהם החטאים המרכזיים של ניהול ידע קלאסי (בהקשר זה של אי התאמה למערכות מורכבות)?
- תשובה: מעולם לא פגשתי בתוכנית ניהול בת 3 או 5 שנים שהתממשה, פרויקטים של ניהול ידע קלאסי נהוגים בשיטת ה-"BIG BANG" בה עמלים חודשים או שנים על הקמת הפרויקט, משיקים אותו ואח"כ מנסים להוכיח שהוא מצליח. עבודה באופן כזה מבטיחה כשלון ובזבוז משאבים. היא אינה מאפשרת התאמה לשטח ולצרכים האמיתיים של הארגון. הזמן שעובר בין אפיון הפתרון לבין יישומו הוא כל כך ארוך שהוא הופך למיושן וחסר תועלת.
דוגמאות
שאלה: בבקשה, הבא כמה דוגמאות לאופן בו חטאים אלה באו לידי ביטוי בארגונים בהם פעלת, וגם לנזקים שהם גרמו.
- תשובה:
- חברה א': הוקמה ועדת היגוי שישבה במשך חצי שנה על אפיון מערכת לניהול ידע, הדיונים היו אינסופיים ובסופו של דבר החלטות היו צריכות להתקבל בצורה שרירותית. היום, המערכת שעלתה כחצי מיליון ש"ח, עומדת חסרת כל שימוש משמעותי ע"י עובדי החברה.
- חברה ב': היו עשרות, אם לא מאות פרויקטים קטנים, בהם בוצעה הקמה של "מסגרת" לצורך הזנת ידע (לדוגמה- דף בית או דף וויקי לצוות מסוים). כיום יש בחברה מאות דפים מוזנחים שכל מה שיש בהם הוא מסגרת שאמורה לקלוט תכנים. טבלאות מסוגננות, לינקים "קבע פגישה" ושלושה פוסטים בבלוג שכולם "פוסט בדיקה".
ניהול ידע בעולם מורכב
שאלה: כיצד צריך להראות ניהול ידע בעולם של מערכות מורכבות? מה זה? מה הוא מיצר? מה הוא כולל? מה עקרונות הפעולה שלו?
- תשובה: ניהול ידע בעולם מורכב אמור לייצר תועלת לארגון, בדיוק כמו ניהול ידע קלאסי. ההבדל הוא שניהול ידע בעולם מורכב לא כולל בניית תהליכים ותשתיות מאסיביים. הוא מתחיל בקטן ומתרכז בלעודד ולדכא מגמות.
מנהל ידע בעולם מורכב
שאלה: וכעת, מה לגבי מנהל הידע? האם אתה מתנגד להגדרות ולתאורי התפקיד המקובלים למנהל הידע – ואם כן, מדוע?
- תשובה: כן, אני מתנגד לכך שהוא צריך לגעת בידע עצמו ולעזור בתיעודו. תפקידו הוא לחפש נקודות בארגון שניתן להניח בהן חיישנים, שינטרו את ההתרחשויות בארגון ואז לנסות להגמיש תהליכים עפ"י מגמות חיוביות ושליליות שהוא מזהה בשטח.
צורך במנהלי ידע
שאלה: ולתפיסתך, בעולם של מערכות מורכבות, האם צריך בכלל מנהלי ידע? וכן כן, מה התפקיד של מנהל ידע כזה? ואם לא, האם צריך חלופה למנהל ידע – או שמה שצריך לקרות יתרחש מעצמו, בכל הנוגע לידע? אן שכל אחד מנהל הידע של עצמו? או?
- תשובה: מנהל הידע יכול לקבל שם תואר אחר אך הצורך בו גובר, ברגע שמבינים שתפקידו הוא לבחון ולנתח את מצב הידע והחדשנות של הארגון ולפעול על-פיו. בנוגע לתפקידו ראה מנהל ידע בעולם מורכב
תרבות/תהליכים/טכנולוגיות
שאלה: אתה מדבר הרבה על המשולש של תרבות / תהליכים / טכנולוגיות כמרכיבים של ניהול ידע. כיצד כל אחד משלושתם מטופל ע"י מנהל ידע המודע לכך שהוא פועל במערכת מורכבת, ופועל על פי עקרונות הקומפלקסיטי.
- תשובה:
- תרבות: להניח חיישנים בכמה שיותר מקומות, תיבות משוב, פינות קפה, דלתות חשמליות, חניה, מדפסות. לנסות לזהות ולהבין דפוסים. להשפיע עליהם.
- תהליכים: לאפשר חופש פעולה ככל הניתן בתהליכים, BPR מונע חדשנות, חברה שהתליכים שלה מובנים מדי לומדת לעשות הכי טוב את מה שהיא עושה אך לא תדע להתמודד עם הפתעות ולהיות חדשנית בעתיד.
- טכנולוגיות: כשמפתחים טכנולוגיה, צריך לשים לב שהפרויקט מנוהל בצורה מורכבת מסתגלת. מינימום תכנונים ואפיונים, להרים מערכת בשלב המוקדם ביותר שאפשר ולהוסיף לה יכולות עפ"י צרכים מוכחים.