Wit-:עקרונות לאסטרטגיית וויקי: מיקוד אגרסיבי אך זהיר

אחרי ששמעת והתלהבת ממערכת (ומתודת) ניהול ידע וויקי, הגיע הזמן לצלול פנימה ולהתחיל להשתמש בה. כמו בכל מערכת, יש שני חלקים ללימוד השימוש: החלק הטקטי, בו לומדים 'איזה-כפתור-עושה-מה' ואיך משתמשים במערכת באופן שוטף; והחלק האסטרטגי, בו לומדים איך להשתמש נכון בכלי ואיך להפיק ממנו את המירב. אם תרצו, המעבר בין החלק לראשון לחלק השני שקול להבדל בין רובאי 02 ל-05; בין תלמיד שעובר טסט לבין נהג שודים; בין טירון מדיה-וויקי לבין אשף ואדמין ניהול ידע.

כאן נציג עקרונות לאסטרטגיית שימוש כהלכה בוויקי, בצורה שתביא למקסימום ייעול של תהליך ניהול הידע. העקרונות הם גלובליים - לפי עקרונות אלו כדאי לך לפעול בכל אחד מהמקרים הבאים:

• אם יש לך וויקי אישי (ואכן, כותב שורות אלו פועל כך בוויקי האישי שלו);
• אם אתה משתמש פעיל בוויקי משותף (ציבורי או ארגוני);
• אם אתה סופר-יוזר (או סתם "משתמש כבד") של וויקי משותף;
• אם אתה אדמין של וויקי משותף (ואז תנחיל את עקרונות אלו לכלל המשתמשים).

שאף למיקוד כל הידע באותו מקום (בוויקי שלך)

אחד ממקורות הכוח העיקריים של מערכות ידע בתצורת "וויקי" היא העובדה שמערכות וויקי בנויה בצורה שיוצרת ידע ריכוזי עבור כל נושא פרטני. במילים פשוטות יותר, בתוך הוויקי, כל נושא מרוכז במקום אחד בלבד שלכולם הוא ידוע, ברור, וקל למציאה. אפקט זה, המכונה ריכוזיות המודל האנציקלופדי, מביא בתורו לאיכות המאמרים המופיעים בוויקי על-ידי כתיבה משותפת של כלל העובדים.

כדי למקסם תופעה זו ולהביאה ליעילות מירבית, יש להקפיד לנצל את ריכוזיות המודל האנציקלופדי של הוויקי באופן כולל על כל הידע הארגוני או הפרטי שלך. יש לשאוף שכל הידע שלך יימצא בתוך הוויקי, ללא כפילויות ואף ללא חלוקה עם מערכות אחרות. זאת, כאמור, כדי שכאשר עובד מחפש משהו, הוא יידע איפה הוא יכול למצוא אותו - במקום אחד בלבד, והוא הוויקי.

בניגוד למערכות ידע אחרות (ובראשן מערכי הידע הארגוניים המוכרים לכולנו כגון תיקיות קבצים או מערכות שרפוינט), הוויקי מובנה בצורה כזו שתוכן נוסף אינו מפריע למציאת תוכן קיים. בסלנג ניהול ידע לתופעה הזו קוראים "הזדבלות" (מלשון התמלאות בזבל), ושיטת וויקי קרובה לחסינות טבעית אליה - זאת, כאמור, בעקבות ריכוזיות המודל האנציקלופדי.

אז אין חשש להוסיף דברים לוויקי - והצעד הנכון הוא לדאוג שתמיד תדע שלא משנה מה אתה מחפש, המקום היחיד שתצטרך לחפש אותו הוא בוויקי שלך, ולא באחת מאלף מערכות מידע אחרות.

סייג יחיד וחשוב לעיקרון זה הוא שמדובר רק על מידע שמתאים (בצורתו הטכנית) לוויקי; וויקי אינו בנוי לכל צורות הידע, וכן אין טעם לכפות ישויות ידע קיימות לתוכו. במילים אחר, במקרים מסוימים, אין "לאנוס" את הויקי - וראו הסעיף הבא.

אל תאנוס את המפה! (וגם לא את הוויקי שלך)

כל מי שיצא לו לנווט - בימים שלפני ה-GPS והאייפון, כשכל מה שהיה לך זה מפה, ובמקרה הטוב מצפן - מכיר את תופעת "לאנוס את המפה". התופעה שכיחה כאשר הלכת וטיפסת הרבה יותר מדי, ועכשיו עליך להחליט מה הצעד והכיוון הבא. מה שאתה רואה בעיניים לא לגמרי מסתדר עם המפה, אבל... אולי הנחל הזה שנמצא לצפוננו, הוא אותו נחל שבמפה מופיע מדרום לנו..? כן, יכול להיות, הנה - זה בדיוק מסתדר, קדימה צעד.

כמו שלא אונסים מפה (ולומדים את זה בדרך הקשה), כך גם לא אונסים מערכות ניהול ידע (ואת זה לומדים בדרך העוד יותר קשה). וויקי, על כל מעלותיו, איננו הפתרון האומניפוטנטי לכל מוקדי וצורת הידע של הארגון שלך, ולא צריך לנסות לכפות עליו דברים שזרים לו, בצורה הלא נכונה.

וויקי בנוי, בגדול, להכיל טקסט תוכן והפניות. שני דברים אלה צריכים להיות במלואם בוויקי שלך. (ורק שם - כדי שתדע איפה למצוא אותם, וראה סעיף 1 לעיל).

מצד שני, יש דברים שלא מתאימים לערך וויקי - תוכן שתרצו להעביר כמצגת, ספרדשיט ("אקסל"), סרטון, תרשים, ושאר קבצים אשר הדרך הטובה ביותר להמחיש את רעיונם איננו בטקסט פשוט.

אם יש לכם תוכן שנכון להעביר כמצגת - עשו אותו כמצגת, ולא כערך וויקי. החלטה זו איננה טריוויאלית - עובדים ממהרים מדי לרוב ליצור מצגות אשר ערכן מתכלה במהרה - אך לעיתים זהו הצעד הנכון. כך גם לגבי תוכן שלעיתים נכון יותר להעביר אותו כאקסל, כתמונה, כסרטון, כתרשים גרפי...

במילים אחרות, למרות גדולתו של הוויקי בתחום הטקסט, אין להתקבע על זה. אם אתם זקוקים למצגת - בנו מצגת. אבל - וזהו אבל חשוב מאוד - בכל מקרה, זכרו לקשר למצגת מתוך ערכ(י) הוויקי הרלוונטי(ם), כדי לנצל את כוח ריכוזיות המודל האנציקלופדי כדי שאנשים יוכלו בקלות למצוא את המצגת הזו בעתיד. (תוכלו אף להעלות את המצגת לוויקי עצמה, וכך לקשר אליה ביתר קלות מתוך הערך הרלוונטי) בהקשר זה חשוב לציין גם כי אם אתם לא רוצים ליצור תוכן חדש אלא למזג תוכן חדש (כחלק מתהליך ניהול ידע גרידא), אל תכפו את מעבר המצגת לתוך הוויקי. לינק במקום הנכון (ערך הוויקי בשם הרלוונטי) הוא לרוב כל מה שיידרש. לגבי מסמכי טקסט קיימים הדעות חלוקות וכל מקרה לגופו - לעיתים עדיף למזג את התוכן לתוך ערך וויקי; לעיתים לינק למסמך המקור מספיק (אך הכרחי).